Олеся Львова

Опыт работы более 10 лет.
Умею работать в условиях многозадачности. 
Имеется успешный опыт организации отдела секретариата с "нуля", координация процесса рабочей деятельности сотрудников отдела. 

Мне присуще такие качества как стрессоустойчивость, оперативность, порядочность, ответственность, доброжелательность, исполнительность, коммуникативность, внимательность. 

Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint). 

Участвовала в семинаре Школы помощника руководителя по программе: 
"Профессиональный помощник руководителя: о чем не пишут в книгах".

В настоящее время нахожусь в декретном отпуске и ищу удаленную работу (на дому).

Выполняемые мною функции: 

1. Функции начальника отдела управления делами/руководителя секретариата:
1.1. Прием и распределение телефонных звонков.
1.2. Прием посетителей (чай/кофе).
1.3. Оформление пропусков на гостей, автотранспорт и т.п.
1.4. Прием и отправка входящей и исходящей корреспонденции, регистрация документов при отправлении и получении (ведение электронного журнала), работа с курьерскими службами.
1.5. Подготовка и бронирование переговорных комнат.
1.6. Полная Travel-поддержка сотрудников компании (заказ билетов, гостиниц, визовая поддержка по необходимости).
1.7. Административная поддержка сотрудников компании.
1.8. Организация бесперебойной работы ресепшен/приемной (координация работы секретарей, офис-менеджера,курьеров и уборщиц).
1.9. Делопроизводство.
1.10. Ведение отчётности.
1.11. Организация проведения ревизии, инвентаризации материальных ценностей.
1.12. Организация корпоративных мероприятий.
1.13. Формирование бюджета подразделения. Контроль бюджета АХО офиса.
1.14. Подготовка к переговорам, собраниям: ведение графика, оповещение участников, создание протоколов.
1.15. Организация и ведение охраны труда и пожарной безопасности.
•	Проведение вводных инструктажей по охране труда со всеми вновь принимаемыми на работу, командированными, учащимися и студентами, прибывшими на производственное обучение или практику;
•	Осуществление учета и контроля за периодичностью обучения, проверки знаний по охране труда;
•	Формирование планов обучения;
•	Проведение специальной оценки условий труда совместно с другими подразделениями;
•	Осуществление контроля за разработкой и пересмотром инструкций по охране труда;
•	Консультирование руководителей структурных подразделений по вопросам охраны труда.

2. Функции ассистента генерального директора и заместителя генерального директора:
2.1. Составление и оформление организационно - методических документов, проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).
2.2. Выполнение поручений генерального директора.
2.3. Деловая переписка и телефонные переговоры.
2.4. Подготовка к переговорам, собраниям: ведение графика, оповещение участников, создание протоколов
2.5. Организация работы ресепшен/приемной (прием звонков, передача служебной информации руководителю и сотрудникам).
2.6. Travel-сопровождение:
- организация деловых поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели, аренда авто, запись на встречи в других странах);
- поддержание контактов с принимающей стороной (ведение переписки, звонков, согласование мероприятия с уточнением всех деталей)
- организация приездов гостей, партнеров (оформление виз, бронирование авиабилетов, трансферов, отелей, ресторанов, поддержка в личных поручениях).
2.7. Выполнение как личных поручений, так и бизнес-задач (50/50).
2.8. Анализ и сортировка информации поступающей на имя руководителя.