1. Контроль документооборота
- Проверка МП на наличие и своевременное получение подписанных
заказчиком/подрядчиком:
● актов
● договоров
● доп.соглашений
● графиков
● договоров с подрядчиками
● соглашений о неразглашении
- Занесение данных по документам в сводный список по проектам
- Контроль:
● договоров с сотрудниками
● ежеквартальных актов сдачи-приёмки от сотрудников
● сбора чеков самозанятых
- Проверка использования корпоративных почт для выгрузки
документов
- Отправка документов
- Подписание документов: договоры с подрядчиками, акты, счета
2. Отслеживание и корректировка бизнес-процессов
Контроль корректного заполнения ведомости МП
Контроль корректного заполнения выплат подрядчикам, текущих расходов МП
Проверка данных выплат подрядчикам из общей ведомости, контроль выплат и корректности информации
3. Ведение финансовой отчетности.
Ведение текущих финансовых документов (общие расходы)
Напоминания МП о заполнении платежей подрядчикам
● Подготовка ведомостей по выплатам (ЗП, бонусы, выплаты
подрядчикам)
● Проверка и актуализация данных по расходам
● Отправка счетов на согласование и оплату
● Оплата ЗП подрядчикам
● Отправка МП актуальных реквизитов для оплаты
4. Написание скриптов по выполнению типичной задачи при
необходимости (для отдела производства).
● Решение текущих задач от МП, перенаправление задач
ответственным исполнителям.
5. Управление отделом по поиску клиентов
-Руководство 8-12 человек-менеджеров
- поддержка быстрого взаимодействия с отделом продаж, достижение ежемесячных показателей (цели).
- Обучение
6. Управление отделом call-ценра
7. Контроль этапов на стадии печати
8 Контроль логистики отпечатанных тиражей, доставки клиентам и покупателям, качества доставки.
9. Распределение хранения информации в пространстве
корпоративного диска
10. Помощь в тестировании и внедрении процессов автоматизации
компании
11. Завершение работы с закрытыми проектами.
12. Коммуникация с юристом и бухгалтером
● Консультация и постановка задач по правовым вопросам с
юристом и бухгалтером.
13. Личные поручения собственника.
14. Подготовка публикации и фильтр вакансий на хх
15. Отправка курьеров при необходимости
16. Контроль корпоративной безопасности. Админка почты и помощь
при полной загрузке их корпоративного Гугл-диска
● Контроль ежемесячной оплаты
17. Разовые поручения директоров
18. Кадровый учёт:
- Введение новых сотрудников:
● Договор
● Перевод в самозанятого
● Анкета
● Гугл доступы
● Корпоративная почта
● Битрикс
● Ведомость
● Озма
Чаты
Обучение
- Ведение реестра договоров сотрудников
- Ведение реестра личных номеров сотрудников для договоров с
подрядчиками
- Вывод уволенных сотрудников
19. Ведение Озмы:
● внесение информации
● сверка отчетов
● коммуникация со службой поддержки по устранению
неполадок
20. Ведение вакансии МП:
● собеседование
● ввод и ведение стажировки
● отчет по стажировке на рассмотрение
● отчетность в мистертаск
21. Выставление счетов в ЮМани
22. Помощь МП с выставлением счетов
23. Выставление счетов по расчётному счёту в Точке на подпись
24. Систематизация и автоматизация работы общего отдела